Arbeitsschritte

Neuer Datensatz

Sie legen einen neuen Datensatz mit dem Befehl Neuer Datensatz, Strg-/Apfel+N oder dem Plus-Symbol unten links an.

Es erscheint eine leere Datenmaske, in der Sie Ihre Daten eingeben können. Die Speicherung sowohl des neuen Datensatzes erfolgt mit dem Speichern-Symbol.

Die Speicherung der gesamten Datenbank erfolgt automatisch.

Sie können neue Datensätze auch auf Basis vorhandener Datensätze erstellen, indem Sie einen Datensatz kopieren (Befehl Datensatz duplizieren, Strg-/Apfel-D).

Beim Hinzufügen neuer Datensätze ändert sich in der Statuszeile unten links die Gesamtzahl der Datensätze (letzte Zahl) automatisch.

Datensatz löschen

Sie können einen Datensatz jederzeit auch wieder entfernen. Wählen Sie Datensatz löschen oder drücken Sie Strg-/Apfel-E. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob Sie den Datensatz tatsächlich löschen möchten.

Sie können über das Datensätze-Menü in Tabellenansichten auch alle Datensätze einer Auswahl löschen, was bei Anzeige aller Datensätze die Datenbank komplett leerräumt – also Vorsicht. Natürlich erfolgt auch hier eine Sicherheitsabfrage.

Die Zahl der in der Statuszeile angezeigten Datensätze reduziert sich automatisch um die Zahl der gelöschten Datensätze.

Datensatz ändern

Um Datensätze zu ändern, klicken Sie einfach in das zu ändernde Feld oder springen mit der Tabulatortaste dorthin. Gespeichert werden die Änderungen durch Klick auf das Speichern-Symbol (Cmd-S).

Versehentlichen Änderungen können Sie über das Verwerfen-Symbol rückgängig machen.

Datensatz vorblättern

Um in der Liste der Datensätze vorzublättern, weiterzugehen, klicken Sie auf den Rechtspfeil links unten oder drücken Strg-Pfeilab. Der Doppelpfeil rechts bringt Sie zum letzten Datensatz. In der Statusleiste (erste Zahl) sehen Sie, auf welcher Datensatznummer Sie sich befinden.

Datensatz zurückblättern

Um in der Liste der Daten zurückzublättern, klicken Sie auf den Linkspfeil links unten oder drücken Strg-Pfeilauf. Der Doppelpfeil links führt Sie zum ersten Datensatz. Die Statusleiste zeigt die Nummer des aktuellen Datensatzes.

Datensatz ausblenden

Sie können jederzeit einzelne Datensätze ausblenden. Wählen Sie dazu Datensatz ausschließen oder drücken Sie Strg-/Apfel-T. Der Datensatz wird hierbei nicht gelöscht, aber vorübergehend nicht mehr angezeigt und in der Statusleiste (zweite Zahl) auch nicht mehr mitgezählt. Sie können beliebig viele Datensätze ausblenden bis keiner mehr angezeigt wird.

Um wieder alle Datensätze zu sehen, wählen Sie im Ausschluß anzeigen. Alternativ können Sie das Alle Anzeigen-Symbol unten rechts anklicken.

Datensätze suchen

Wenn Sie einzelne oder mehrere Datensätze suchen, klicken Sie auf das Lupen-Symbol rechts unten oder wählen im Suchen-Menü den Suchen-Befehl oder drücken die Tastenkombination Strg-/Apfel-F.

Das Programm wechselt in die Suchmaske und Sie können einen Suchbegriff eingeben. Dabei können in mehrere Datenfelder gleichzeitig Suchbegriffe eingegeben werden. Sie können nach Text, Zahlen, Datumsangaben und vielem mehr suchen.

Suchbegriff

Test
Sucht nach dem Wort „Test“ oder dem Wortbestandteil „Test“ in einem Textfeld.

5
Sucht nach der Zahl 5 in einem Zahlen- oder Textfeld.

>5
Sucht nach Zahlen größer 5 in einem Zahlenfeld

<5
Sucht nach Zahlen kleiner 5 in einem Zahlenfeld

1.1.2005
Sucht nach dem 1.1.2005 in einem Datumsfeld

>1.1.2005
Sucht nach Datumsangaben nach dem 1.1.2005 in einem Datumsfeld

<1.1.2005
Sucht nach Datumsangaben vor dem 1.1.2005

1.1.2005...31.12.2005
Sucht nach Datumsangaben zwischen dem 1.1.2005 und dem 31.12.2005.

Wenn Sie Ihren Suchbegriff formuliert haben, drücken Sie Cmd-F oder klicken auf das Lupen-Symbol.

Alternativ können Sie die Suche auch abbrechen.

Passen keine Daten auf Ihre Suchanfrage, erhalten Sie eine entsprechende Meldung und Sie können die Suche anpassen oder abbrechen.

War die Suche erfolgreich, werden nur noch die auf die Suchbegriffe passenden Datensätze angezeigt. Wieviele das sind, können Sie in der Statuszeile (zweite Zahl) sehen. Die nicht angezeigten Datensätze sind nicht gelöscht, sondern nur ausgeblendet.

Sie können die gefundenen Datensätze ändern, löschen, bearbeiten. Druck- und Exportvorgänge beziehen sich immer nur auf die abgefragten Datensätze, womit Sie Export und Druck gut einschränken können.

Um wieder alle Datensätze zu sehen, wählen Sie im Suchen-Menü den Befehl Ausschluß anzeigen. Alternativ können Sie das Alle anzeigen-Symbol unten rechts anklicken.

Datensätze sortieren

Das Sortieren von Daten ist in den Tabellenansichten am einfachsten. Hier klicken Sie einfach den Spaltentitel einer Spalte an, um danach zu sortieren. Wollen Sie in Formularen sortieren oder komplexere Sortierfolgen bewirken, drücken Sie auf das Sortiersymbol unten rechts oder wählen im Sortieren-Menü den Befehl Datensätze sortieren.

Sicherungskopie anlegen

Wenn Sie eine Sicherungskopie Ihrer Datenbank anlegen möchten, wählen Sie aus dem Ablage/Datei-Menü den Befehl Sicherungskopie. Damit wird die gesamte Datenbankdatei incl. aller Datensätze gespeichert. Derartige Sicherungskopien sollten Sie regelmäßig vornehmen.

Begrifflichkeit

Folgende Datenbankbegriffe sollten Sie kennen:

Datenfeld: Die Karteikartenzeile mit Informationen zu einem Punkt. Inhalt kann Text, Zahlen, Datumsangaben, Bilder oder andere Multimedia-Elemente sein.
Datensatz: Mehrere Datenfelder, die eine Einheit bilden – eine Karteikarte.
(Daten-)tabelle: Mehrere Datensätze – Karteikasten. Gemeint ist aber auch die Listenansicht von Datensätze.
Formular, Layout, Karteikarte: Die Ansicht eines einzelnen Datensatzes auf dem Bildschirm.
Relationen: Beziehungen zwischen Datentabellen. So stehen Kontakte etwa in Beziehung zu Personen.
Datenbank: Eine Datei, die ein oder mehrere Tabellendefinitionen samt ihren Datensätzen und gespeicherten Beziehungen enthält. Sozusagen der elektronische Aktenschrank.
Abfrage: Möglichkeit zur Suche nach Datensätze bzw. die Ergebnismenge einer Suche.