Rechtssichere Rechnungsstellung für KMU.
Maximieren Sie Ihre Liquidität durch automatisierte Abrechnungsprozesse. Konform mit GoBD, UStG und der E-Rechnungspflicht 2025/2026. Sparen Sie bis zu 80% Zeit in der Buchhaltung.
Vertraut von über 500 deutschen Unternehmen
Was ist automatisierte Rechnungsstellung im Jahr 2026?
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist die manuelle Erstellung von Rechnungen nicht nur zeitaufwendig, sondern auch eine erhebliche Fehlerquelle. Die automatisierte Rechnungsstellung ist ein technologischer Prozess, bei dem Softwarelösungen genutzt werden, um Rechnungen ohne menschliches Eingreifen zu generieren, zu versenden und zu überwachen.
Basierend auf vordefinierten Triggern – wie dem Abschluss einer Bestellung in der Bestandsverwaltung oder dem Erreichen eines Meilensteins im Projektmanagement – erstellt das System ein rechtskonformes Dokument. Dies umfasst die Integration von Kundendaten, Leistungsbeschreibungen, Steuersätzen und Zahlungsbedingungen.
Seit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze in Deutschland ist die Automatisierung kein Luxus mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit. Systeme müssen nun in der Lage sein, strukturierte Datenformate wie XRechnung oder ZUGFeRD nativ zu verarbeiten. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Produktkatalog.
Umfassende Funktionen für Ihre Finanzabteilung
Unsere Software ist modular aufgebaut und passt sich perfekt an Ihre bestehende IT-Infrastruktur an.
GoBD-Konformität & Revisionssicherheit
Jede Rechnung wird unveränderbar archiviert. Unsere Cloud-Infrastruktur garantiert die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach deutschen Standards. Die lückenlose Dokumentationskette stellt sicher, dass Sie bei jeder Betriebsprüfung auf der sicheren Seite sind.
E-Rechnungs-Ready
Vollständige Unterstützung für XRechnung und ZUGFeRD 2.2. Automatischer Versand an PEPPOL-Netzwerke.
ROI Optimierung
Reduzieren Sie die Kosten pro Rechnung von durchschnittlich 15 € auf unter 2 €.
Omni-Channel Versand
Versenden Sie Rechnungen via E-Mail, Kundenportal, Post oder API-Schnittstelle direkt in das ERP des Kunden.
Intelligentes Mahnwesen
Automatische Zahlungsabgleiche durch Bankintegration. Eskalationsstufen für säumige Zahler werden automatisch getriggert.
Sparpotenzial Rechner
Berechnen Sie, wie viel Zeit und Geld Sie durch die Automatisierung Ihrer Rechnungsstellung einsparen können.
Jährliche Ersparnis
Eingesparte Arbeitsstunden: 240h
Amortisation
Unter 3 Monate
Fehlerquote
- 99.4%
Rechtliche Anforderungen in Deutschland
Die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen ist bei der automatisierten Abrechnung essentiell. In Deutschland regeln vor allem das Umsatzsteuergesetz (UStG) und die GoBD die Anforderungen.
E-Rechnungspflicht 2025
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und im B2B-Bereich auszustellen.
01 Pflichtangaben nach § 14 UStG
- Vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
02 GoBD & Archivierung
Rechnungen müssen im Originalformat (z.B. XML bei XRechnung) revisionssicher gespeichert werden. Ein reiner PDF-Ausdruck reicht für die steuerliche Anerkennung nicht mehr aus. Unser System übernimmt die automatische Indexierung.
03 Reverse-Charge-Verfahren
Bei grenzüberschreitenden Leistungen innerhalb der EU erkennt unsere Software automatisch, ob die Steuerschuldnerschaft auf den Empfänger übergeht, und fügt die notwendigen Hinweise automatisch hinzu.
04 ZUGFeRD & XRechnung
Unsere Software generiert hybride Dokumente. Das bedeutet: Ein für Menschen lesbares PDF mit eingebetteten maschinenlesbaren XML-Daten für die automatische Weiterverarbeitung beim Kunden.
Der Weg zur automatisierten Abrechnung
In 5 Schritten zu einem effizienten Finanzwesen.
IST-Analyse
Erfassung aktueller Workflows und Schnittstellen.
Konfiguration
Einrichtung von Steuersätzen und Templates.
Testlauf
Simulation von Abrechnungsläufen in der Sandbox.
Go-Live
Automatischer Versand Ihrer ersten E-Rechnung.
Die Rolle von KI und OCR in der Rechnungsverarbeitung
In der Vergangenheit war die Automatisierung auf starre Regeln angewiesen. Heute nutzen wir moderne OCR-Technologien (Optical Character Recognition) kombiniert mit künstlicher Intelligenz, um auch eingehende Rechnungen vollautomatisch zu erfassen. Das System erkennt nicht nur Texte, sondern versteht den Kontext.
Laut einer Studie von OMR Reviews ist die Fehlerquote bei KI-gestützten Systemen um den Faktor 10 geringer als bei der manuellen Dateneingabe. Dies betrifft insbesondere die Zuordnung von Zahlungen zu offenen Posten (Reconciliation), was die Liquiditätsplanung massiv verbessert.
Vorteile auf einen Blick:
- Zeitersparnis: Automatisches Auslesen von Kopf- und Positionsdaten.
- Skalierbarkeit: Verarbeiten Sie 1.000 Rechnungen in der gleichen Zeit wie eine einzige.
- Kostensenkung: Wegfall von Druck- und Portokosten sowie geringerer Personalaufwand.
- Transparenz: Echtzeit-Dashboards über alle ausstehenden Forderungen.
Für eine detaillierte Übersicht unserer Module und wie diese zusammenarbeiten, empfehlen wir einen Blick in unseren Produktkatalog.
Manuell vs. WarenWirtschaft PC
Manuelle Abrechnung
- Hoher personeller Zeitaufwand (15-30 Min/Rechnung)
- Fehlerrisiko bei USt-ID Prüfung und Pflichtangaben
- Mühsame manuelle Archivierung (Ordner/PDF-Chaos)
WarenWirtschaft PC (2026)
- Vollautomatischer Workflow (unter 1 Min/Rechnung)
- Integrierte Compliance-Prüfung nach § 14 UStG
- Revisionssicheres Cloud-Archiv (GoBD-zertifiziert)
- Automatisiertes Mahnwesen mit Bank-Sync
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ist die Software mit DATEV kompatibel? ↓
Ja, wir bieten einen nativen DATEV-Export (Buchungsstapel und Belegbilder) an, sodass Ihr Steuerberater alle Daten nahtlos übernehmen kann.
Was passiert bei der E-Rechnungspflicht ab 2025? ↓
WarenWirtschaft PC ist bereits heute vollständig kompatibel mit den Formaten XRechnung und ZUGFeRD 2.x, die ab 2025 für B2B-Umsätze in Deutschland verpflichtend sind.
Können individuelle Rechnungslayouts erstellt werden? ↓
Absolut. Unser intuitiver Editor erlaubt die Anpassung von Logos, Farben, Schriftarten und die Gestaltung von Kopf- und Fußzeilen passend zu Ihrer Corporate Identity.
Unterstützt das System die Kleinunternehmerregelung? ↓
Ja, Sie können in den Einstellungen die Anwendung von § 19 UStG aktivieren. Das System weist dann keine Umsatzsteuer aus und fügt den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis automatisch ein.
Wie sicher sind meine Daten archiviert? ↓
Alle Daten werden in ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Wir nutzen AES-256 Verschlüsselung und garantieren Revisionssicherheit gemäß GoBD.
Gibt es ein automatisiertes Mahnwesen? ↓
Ja, Sie können beliebig viele Mahnstufen definieren. Das System prüft täglich die Zahlungseingänge via Bank-Schnittstelle und versendet Mahnungen bei Verzug automatisch.
Kann ich internationale Rechnungen schreiben? ↓
Die Software unterstützt Mehrsprachigkeit und alle gängigen Währungen. Auch das Reverse-Charge-Verfahren für EU- und Drittlandsgeschäfte ist integriert.
Ist eine Anbindung an Drittsysteme möglich? ↓
Ja, über unsere REST-API können Sie CRM-, Shop- oder ERP-Systeme direkt anbinden. Dokumentationen finden Sie im Support-Portal.
Was kostet die Implementierung? ↓
Unsere Preise sind transparent. Einsteigerpakete beginnen bereits ab einem geringen monatlichen Fixpreis. Details finden Sie unter Preise und Lizenzmodelle.
Wie wird der Kundensupport gewährleistet? ↓
Wir bieten deutschen Support via Telefon, E-Mail und Live-Chat. Zudem stehen Video-Tutorials im Support-Portal zur Verfügung.
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